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RAPPORTS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
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RAPPORT DU PRÉSIDENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Modes opératoires
Procédures opérationnelles métiers
En France, au Royaume-Uni et en Allemagne, qui sont les trois principaux
pays où le Groupe opère, le système de management de la qualité
(SMQ), référentiel qualité clé pour les opérations, est disponible sur
l’espace Intranet du Groupe. Le SMQ est également applicable dans
les autres pays significatifs pour l’activité du Groupe. Il comprend
une cartographie des processus métier et un ensemble de procédures
et instructions y afférentes. Sur ces bases, les responsables qualité
conduisent des audits périodiques destinés à évaluer le respect des
normes mises en place.
Avant-vente et contrat clients
Les processus d’avant-vente et contrats clients sont définis dans le SMQ.
Avant toute proposition commerciale, un processus interne de décision
de réponse ou non à l’appel d’offres du client est élaboré. En cas
de décision favorable, une proposition technique et commerciale
destinée aux clients fait l’objet de validations portant sur les aspects
techniques, économiques et juridiques.
Réalisation du service et revue des projets en cours
Les affaires sont pilotées par les chefs de projet. Des revues mensuelles
portant sur l’examen de l’avancement technique du projet, les coûts et les
revenus associés, la courbe de trésorerie et la marge à terminaison sont
organisées, au niveau des opérations, sur les principaux projets gérés
au forfait. Par ailleurs, au sein du Groupe une task force essentiellement
composée de managers opérationnels, réalise des audits de projets
périodiques qui couvrent l’ensemble des Business Units du Groupe.
Ce dispositif a été renforcé par la création de la Project Management
Community qui regroupe maintenant environ 500 chefs de projet
leaders du Groupe dans un but d’échange, de partage d’expérience
et d’amélioration continue. Créé simultanément pour renforcer la culture
projet au sein du Groupe, le Project Management Institute dispense
un cursus de formation structuré et spécifique permettant de former et
d’évaluer les compétences des chefs de projets chaque année. En
2015, une nouvelle formation Earned Value Management a été ajoutée
au catalogue.
La procédure d’analyse des risques élaborée en 2013 est maintenant
complètement déployée pour l’ensemble des offres et contrats existants.
Environ 50 chefs de projet sont formés chaque année à cette procédure.
Des revues de projets sont également organisées tous les trois mois
au siège du Groupe en présence du directeur général délégué
finances et du Vice-Président exécutif en charge de la valorisation
des ressources humaines. Ces revues portent sur les projets dépassant
un certain montant (variable selon les périmètres et pays) et sur des
projets à caractère spécifique ou présentant des risques particuliers.
Elles permettent d’apprécier l’état d’avancement technique et financier
des projets et d’actualiser la compréhension des risques associés aux
fins, en tant que de besoin, de définir les plans d’action appropriés
et déterminer les voies et moyens de leur mise en œuvre (auprès des
clients comme en interne).
Ressources humaines, recrutement et gestion de la masse salariale
Les besoins en ressources humaines sont déterminés et exprimés par les
directeurs opérationnels ; les procédures de recrutement correspondantes
sont définies et pilotées par les directions ressources humaines de
chaque pays. Les enveloppes d’augmentations des rémunérations sont
maîtrisées par entités opérationnelles et par pays et revues et validées
par l’équipe de direction.
Procédures administratives
Ventes
Toute ouverture de compte client, en France, fait l’objet d’une enquête
afin de s’assurer de la solvabilité du client (accompagnée d’une mise
sous suivi permettant d’être alerté dès évolution majeure de ladite
solvabilité). L’intégralité des comptes clients est intégrée dans une
procédure de recouvrement basée sur des scénarii de relance adaptés.
À ce titre, la Société utilise en France un logiciel de gestion des comptes
clients et du recouvrement. Cette application intervient à différents
niveaux dès l’émission de la facturation : pré-relances avant échéance,
relances, identification des retards de paiements, identification des
litiges et suivi de leur résolution, recensement des promesses de
paiement (et vérification du paiement des factures aux dates annoncées).
Des procédures similaires, adaptées au cas par cas aux spécificités
des activités et des pays concernés, sont mises en œuvre dans les
entités non françaises du Groupe. Les moyens ainsi mobilisés au titre
de la prévention du risque clients et de l’efficacité du recouvrement des
créances clients permettent au Groupe, autant qu’il est possible, de
limiter les pertes constatées sur ces dernières et d’assurer une bonne
génération de cash flow opérationnel.
Par ailleurs, des règles internes strictes s’appliquant à l’ensemble des
entités consolidées précisent, selon la nature des projets (principalement
régie, work packages et forfaits) et des activités les modalités de
reconnaissance du chiffre d’affaires.
Le Groupe s’est doté de Conditions Générales de Services renforcées,
qui sont systématiquement intégrées dans les réponses à appel d’offres.
Immobilier
L’expression des besoins concernant la recherche de nouveaux locaux
est formalisée par chaque responsable opérationnel, validée par le
directeur de Business Unit compétent, et transmise aux services généraux
du Groupe et/ou du pays pour traitement et examen du business case
correspondant. L’étude du projet et la validation du dimensionnement
et du coût des locaux retenus sont du ressort de la direction générale.
La direction achats et moyens généraux intervient ensuite aux différents
niveaux de la négociation pour assurer le suivi des baux en France
et, dans la mesure nécessaire, hors France. Des revues budgétaires
relatives aux locaux se tiennent régulièrement, en France et hors France,
permettant d’entretenir un échange d’informations régulier entre les
services généraux et le contrôle de gestion pour actualiser les données
sur le parc existant et analyser les projets en cours et à venir.
Délégations de pouvoir
Les principes de délégations de pouvoir mis en place répondent à un
triple objectif :
●
sensibilisation des directeurs opérationnels à leurs responsabilités en
matière d’hygiène et sécurité ;
●
création d’un pouvoir de représentation du groupe Assystem au profit
des directeurs opérationnels ;
●
fixation d’un cadre précis dans lequel s’exercent les pouvoirs des
directeurs opérationnels (en ce compris la faculté de subdélégation).
Les délégations portent principalement sur des engagements directement
liés à la partie opérationnelle (embauches de consultants ou de managers
commerciaux, signature de contrats clients, gestion des litiges, etc.).
La signature bancaire n’est que partiellement déléguée, en France et
hors France, et pour des montants limités.
ASSYSTEM
DOCUMENT DE RÉFÉRENCE
2016
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